При переезде офиса каждая компания сталкивается с необходимостью проведения подготовительных работ. Рассмотрим некоторые, наиболее важные из них.
Конечно же, первоначально это поиск нового офиса. Если компания не планирует сокращать сотрудников, то площадь нового офиса должна быть примерно равна старому офису, ведь при большой разнице площадей у вас образуются неиспользуемое пространство, или же, что еще хуже, сотрудники будут сидеть “друг у друга на голове”. Бывает и так, что площадь нового офиса просто не позволяет разместить всех сотрудников и руководству в срочном порядке приходится выходить из этой ситуации.
После подпора наиболее подходящего вам офиса для предстоящего переезда назначается ответственный за переезд сотрудник. Обычно это начальник АХО, или же офис-менеджер.
Он должен согласовать план расстановки мебели в новом офисе, соблюсти все пожелания сотрудников по новому размещению и разработать план расстановки мебели. Это один из важнейших этапов в подготовительной подготовки переезда офиса. Непосредственной разработкой плана занимается ответственные за переезд сотрудник, или же, при большом количестве рабочих мест и мебели специальные компании. В принципе, любая мувинговая компания может подготовить вам план расстановки в новом офисе. Это отдельная услуга, и порой, при большом пространстве офисных площадей, достаточно дорогостоящая. Но при переезде, правильно разработанный план поможет вам сэкономить множество вашего времени, а так же и денег, ведь дополнительная перестановки мебели при переезде это дополнительная услуга и оплачивается отдельно.
Далее следует самый сложный этап переезда – подбор мувинговой компании. На данный момент их множество на рынке. Все они колоссально отличаются, как по цене, так и по качеству услуг. Каждый переезд может в разы отличатся по цене у разных компаний. Это зависит от множества факторов, ведь не секрет, что многие компании на данный момент это хозяин Газели да пара друзей грузчиков, при большем объеме нанимаются люди с улице. Конечно, цена у такой компании будет в разы ниже чем и у профессиональных компаний, но и гарантий вам никто не даст ни каких.
При обращении в любую мувинговую компанию обязательно уточните у них все включенные и не включенные услуги. Многие компании не включают в основной счет расстановку мебели, упаковочный материал, или же автотранспорт. Все это может значительно увеличить окончательный счет за качественный офисный переезд.
И так, компания по переезду выбрана. Договор подписан. Далее ответственный за переезд и менеджеры мувинговой компании совместно разрабатывают непосредственно план переезда. Это основной документ при планировании переезда, в нем указаны сроки, время проведения работ, упаковки, погрузки, распаковки, планируемые сроки проведения всех работ.
За несколько дней до вашего офисного переезда, мувинговая компания доставит вам картонные короба, для непосредственной самостоятельной упаковки личных вещей сотрудников. При желании сотрудник может сам упаковать свои личные веще, или же профессиональные упаковщики сами выполнят все эти работы.
В день переезда обязательно назначьте ответственного сотрудника от отдела IT. В его обязанности будет входить отключение сервера, сложного технического оборудования и компьютеров.
А далее все работы по переезду ложатся на плечи мувинговой компании. Сотрудники упаковывают оргтехнику, разбирают и упаковывают при необходимости всю мебель, производят погрузочно/разгрузочные работы, а вам остается только наблюдать за этим со стороны.
Приятного вам переезда!